【Gmail】名前や住所などの署名、返信定型文を登録する

取引先へのメール返信の際、はじめの挨拶など毎回同じような文章を入力することもあります、

また、企業からのメールや、ショップからの注文メールなどの最後には

などの情報が記載されています。

このような情報を自分のメールにも表示させたい。

定型文や名前、住所などの情報をメモなどに文章をあらかじめ作成しておき、返信メールを作成する度にコピー＆ペーストするのも手間がかかりますよね？

今回は、

迅速にメールを返すためにも、メール返信の効率UPの準備をします。

Gmail テンプレートを有効にする。

Gmailのテンプレートは、50 個まで作成できます。

まずGmailを開きます。

右上にある歯車の設定アイコン をクリックし、[すべての設定を表示] をクリックします。

詳細のページに「テンプレート」の項目があるので「有効」にし、「変更を保存」をクリックします。

これでテンプレートが使えるようになりました。

Gmail テンプレートの登録/修正/削除

次にテンプレートを登録します。

定型文はあらかじめ、メモで作成して用意しておきましょう。

Gmailで新規でメール作成の画面を開きます。

新規メッセージの本文に用意しておいた定型文を入力します。（メモからコピー＆ペースト）

定型文が完成したらゴミ箱アイコンの横にある「・」をクリックして「テンプレート」にカーソルを合わせます。

新しいテンプレートを作成するには

「下書きをテンプレートとして保存]」→ 「新しいテンプレートとして保存」をクリック、テンプレート名を入力し保存します。

保存したテンプレートを修正する場合は

「下書きをテンプレートとして保存」 をクリックして 「テンプレートの上書き」でテンプレートを選択し、「保存]」をクリックして上書きします。

定型文を削除するには

「テンプレートを削除」 をクリックし、削除する返信文を選択して 「削除]」をクリックします。

定型文の使い方

登録したテンプレートを使う際は、メール作成時に挿入したい部分に、先ほどの作成時と同じ「テンプレート」を開き、使用したいテンプレートをクリックして挿入します。

Gmailの署名設定

屋号、名前、住所や連絡先などメールの最後に載せる情報は「署名」と言います。

1つのアカウントにつき、作成できる署名は1つです。

Gmailではこの「署名」の設定もでき、設定することで「署名が」すでに挿入された状態で新規、または返信のメールを作成することができます。

Gmail画面右上にある歯車のアイコン「設定」をクリックし、「すべての設定を表示」 をクリックします。

「全般」のページ下の方に「署名」の項目があります。

「新規作成」をクリックし、新しい署名の名前をつけます。

テキスト入力画面が表示されるので、署名に表示させたい情報を入力します。

リンク設定や書式の設定、画像を追加することも可能です。

デフォルトの署名設定

作成した署名を新規メール、返信メールでどのように使うかの設定をします。

1つのアカウントにつき、作成できる署名は1つなのですが、

複数のアドレスがある場合、署名もアカウントごとに作成できます。

「返信で元のメッセージの前にこの署名を挿入し、その前の「--」行を削除する。」

オンにすると、署名の挿入位置を元のメッセージの前に移動できます。

まとめ

定型文はまだ使うほどじゃないなと思っていたのですが、やはりメールの作成は早くなります。

今までメモに書いてたんですが、コピー＆ペーストの手間はかかりますし、PCにしか保存してなかったので、

スマホで返信するとき時間かかってたんですよね・・・

「署名」に関しては在宅で仕事やり始める時に設定しておくべきでした。

ただ定型文に「●●」で仮文字を入れる場合しっかり、変更するのは忘れないでくださいね！